Der er noget af et maskineri der går i gang, når en stor musicalproduktion flytter ind i Koncertsalen. Scenografi, teknikere, lyd, lys, skuespillere, produktionsteamet, musikere, rekvisitter og meget andet. En stor musical fylder meget.
Men lang tid før første prøvedag – faktisk næsten et helt år før – starter det spæde produktionsarbejde. Produktionslederen (der leder alle produktionsforhold) og producenten (der er ansvarlig for den samlede produktion) er allerede i fuld sving med arbejdet. Skuespillere skal castes, alle fra elektrikere til frisører skal ansættes, plakaten skal designes…
Det er også omkring et år før premieren, at forestillingen offentliggøres - Midt om natten blev eksempelvis offentliggjort den 30. maj 2017 – knapt 10 måneder før premieren i Tivolis Koncertsal. I lanceringen er både kommunikations- og marketingsteamet helt centrale nøglepersoner. Det er dem, der sørger for, at der er plakater og annoncer oppe rundt om i byen, at der skrives om forestillingen i aviserne, at hjemmesiden er opdateret og meget meget mere. Kort sagt: at du som gæst ved, at forestillingen findes.
De følgende mange måneder er det primært forestillingens produktionsleder, der er i aktion. Vedkommende skal samle alle tråde, og sørge for, at arbejdet kører på skinner. Manuskriptet skal færdigskrives, hvis det er en ny opsætning – eller oversættes, hvis det er en udenlandsk produktion, der er købt hjem (som ELF, Dirty Dancing og Hairspray eksempelvis var). Derudover skal scenografen også i gang med at udvikle scenografien – dvs. alle elementer på scenen fra rekvisitter til farven på bagtæppet. Koncertsalen har en stor scene, der kan rumme mange forskellige scenografiske elementer – men skal musicalen på turné, skal scenografien bygges således, at den passer til alle de teatre, som forestillingen skal spille på. Det kræver en høj grad af matematisk og kreativ snilde.
Hvordan skal karaktererne i musicalen se ud? Kostumedesigneren skal i tæt samarbejde med både instruktør og scenograf udvikle kostumer og designe hår- og makeup til skuespillerne. Skuespillerne bliver kaldt ind til fittings, og herefter går det store arbejde i gang på skræddersalen. Ved de store musicalproduktioner kan der sagtens være mere end 50 forskellige kostumer. Det er ikke unormalt, at en skuespiller har flere forskellige roller – og så skal dansere og musikere jo også klædes på. Det er sin sag at sy tøj til musicals, da skuespillerne både skal kunne danse, synge og ikke mindst svede i det mange aftener i træk.
Omkring 8 uger før premieren har holdet første rigtige prøvedag. Dagen, hvor alle hilser på alle, og arbejdet for alvor går i gang. I de kommende uger arbejdes der mange timer dagligt. Skuespillere og dansere har typisk prøver om dagen, mens scenografien bygges op morgen og aften. Dansenumre skal indstuderes, manus skal sidde på rygraden, sange skal øves. Der er arbejde nok at holde styr på for instruktøren, der ofte allierer sig med en instruktørassistent, mens en vokalcoach tager sig af sangprøverne og en koreograf af danseundervisningen. I mens styrer scenograf og produktionsleder arbejdsdagen bag scenen, hvor alt fra lyd, lys, opbygning og rekvisitter skal koordineres. En forestillingsleder er ansvarlig for, at prøverne og tidsplanen forløber som planlagt – vedkommende er sammen med produktionslederen en af de helt centrale personer gennem hele forløbet.
8 uger går hurtigt. Fra første håndtryk i en tom prøvesal til premierenerver i en fyldt og forventningsfuld koncertsal. Til premieren er der udover betalende gæster også særligt indbudte gæster samt presse og anmeldere. Efter en veloverstået premiere skåles der i et glas bobler på scenen, og så går det ellers over stok og sten med en lang række forestillinger. Alle venter spændt på anmeldelserne, der typisk kommer efter et par dage. Store musicalproduktioner som f.eks. Midt om Natten og Kærlighed Ved Første Hik spiller som regel 8 uger i Koncertsalen – op til 8 forestillinger om ugen.